HABERİN AYRINTILARILos Santos'ta kendi işletmesini kurmak isteyen girişimciler çoğunlukla ilk olarak dükkân kirası, ekipman, dekorasyon ve başlangıç ürünlerini hesaplıyor. Bu giderler işletmenin görünen ve kolay tahmin edilen tarafını oluşturuyor.
Ancak bir işletmenin gerçek maliyeti açılış gününde sona ermiyor. İlk müşteri içeri girdikten sonra elektrik, bakım, personel, tanıtım, küçük ekipman ve beklenmeyen sorunlar düzenli biçimde devam ediyor.
Yeni işletmelerin bir bölümü, bütün bütçesini açılış öncesinde harcadığı için ilk aylarda yaşanan gelir düşüşüne hazırlıksız yakalanıyor. İşletmenin müşteriler tarafından tanınması ve düzenli gelir üretmesi zaman alabilir. Bu süre içerisinde giderler ise beklemeden devam eder.
Bu nedenle bütçe yalnızca "işletmeyi açma maliyeti" olarak değil, en az birkaç aylık çalışma düzenini karşılayacak biçimde hazırlanmalı. Girişimcinin beklenen gelirle kesin gelir arasındaki farkı dikkate alması gerekiyor.
1. Ruhsat, Başvuru ve Belge Giderleri
Yeni girişimciler işletmenin mekân ve ekipman maliyetlerini hesaplarken başvuru, izin ve belge işlemlerini ikinci planda bırakabiliyor.
İşletmenin faaliyet alanına göre farklı izinler, kontroller veya kayıt süreçleri gerekebilir. İlk başta küçük görünen başvuru ücretleri, birden fazla işlem gerektiğinde toplam bütçeyi etkileyebilir.
Belgelerin yenilenmesi veya eksik bir işlemin sonradan tamamlanması da ek masraf oluşturabilir. İşletmenin açılış tarihinin yalnızca dekorasyonun tamamlanmasına göre belirlenmesi, gerekli işlemler yetişmediğinde kira ödenen ancak çalışılamayan günlere neden olabilir.
Bütçeye Eklenmesi Gerekenler
İlk başvuru ücretleri
Ruhsat veya izin işlemleri
Belge yenileme masrafları
Denetim öncesi gerekli düzenlemeler
Gecikme durumunda oluşabilecek ek kira gideri
2. Açılış Sonrası Reklam ve Tanıtım
Birçok girişimci açılış günü için büyük bir reklam bütçesi ayırıyor ancak sonraki haftalarda tanıtım yapmayı planlamıyor.
İlk etkinlik geçici bir kalabalık oluşturabilir. İşletmenin sürekli görünür kalması için sosyal medya içerikleri, kampanyalar, fotoğraf çekimleri ve yerel iş birlikleri devam etmelidir.
Tanıtım bütçesinin tamamını açılış gününde tüketmek, müşteri ilgisi azaldığında işletmeyi sessiz bırakabilir. Reklam harcamalarının birkaç aya bölünmesi daha sürdürülebilir bir yöntem olabilir.
Unutulan Tanıtım Giderleri
Ürün ve mekân fotoğraf çekimleri
Sosyal medya reklamları
Tasarım ve afiş hazırlığı
Açılış sonrası kampanyalar
Yerel etkinliklere katılım
Marka ve tabela güncellemeleri
3. Bakım, Arıza ve Küçük Ekipman Değişimleri
Yeni alınan ekipmanların uzun süre sorunsuz çalışacağı düşünülse de yoğun kullanım arızaları hızlandırabilir.
Restorandaki bir buzdolabı, kafedeki kahve makinesi, tamirhanedeki kaldırma sistemi veya mağazadaki ödeme cihazı arızalandığında işletmenin hizmeti tamamen durabilir.
Büyük ekipmanların yanında küçük parçalar da düzenli masraf oluşturur. Kablolar, temizlik malzemeleri, mutfak gereçleri, yazıcı ürünleri ve personel ekipmanları sık sık yenilenebilir.
Acil bakım için para ayrılmadığında girişimci kişisel birikimini kullanmak veya borçlanmak zorunda kalabilir.
Bakım Bütçesinde Bulunması Gerekenler
Düzenli teknik bakım
Acil servis ve tamir ücreti
Yedek parça giderleri
Küçük ekipmanların yenilenmesi
İşletmenin kapalı kaldığı sürede oluşan gelir kaybı
Geçici kiralık ekipman maliyeti
4. Personel Bulma ve Eğitim Maliyeti
Çalışan gideri yalnızca maaştan oluşmuyor. İş ilanı yayımlamak, görüşme yapmak, yeni personeli eğitmek ve başlangıç ekipmanı sağlamak da zaman ve para gerektiriyor.
Deneyimsiz bir çalışan, işletmenin sistemini öğrenene kadar daha yavaş çalışabilir veya hatalar yapabilir. Bu süreçte yöneticinin başka görevlerini bırakıp eğitim vermesi gerekebilir.
Personel değişiminin yüksek olduğu işletmelerde aynı eğitim maliyeti tekrar tekrar ortaya çıkar. Üniforma, çalışan kartı ve görev ekipmanlarının her yeni personel için yeniden hazırlanması bütçeyi zorlayabilir.
Personel İçin Ek Giderler
İş ilanı ve duyuru masrafları
Üniforma ve koruyucu ekipman
Eğitim sırasında kullanılan ürünler
Deneme süresindeki düşük verimlilik
Yeni çalışan için erişim ve sistem kurulumu
Ayrılan personelin yerine geçici çalışan bulma maliyeti
5. Temizlik, Güvenlik ve Atık Yönetimi
Yeni girişimciler temizlik giderlerini birkaç ürünle sınırlı düşünse de işletmelerde düzenli temizlik sürekli malzeme ve iş gücü gerektirir.
Müşteri alanları, çalışan bölümleri, tuvaletler, mutfak veya depo düzenli biçimde temizlenmelidir. Yoğun işletmelerde günlük kullanılan temizlik ürünlerinin maliyeti zamanla büyüyebilir.
Güvenlik kamerası, alarm, aydınlatma ve güvenlik personeli de özellikle gece faaliyet gösteren işletmeler için önemli giderler arasında bulunuyor.
Atıkların toplanması ve uygun şekilde ayrılması da işletmenin faaliyet alanına göre ek hizmet gerektirebilir.
Bu Alandaki Gizli Masraflar
Temizlik malzemeleri
Profesyonel temizlik hizmeti
Kamera ve alarm bakımı
Gece güvenlik personeli
Çöp ve geri dönüşüm hizmetleri
Haşere kontrolü
İş güvenliği işaretleri ve ekipmanları
6. İade, Hata ve Müşteri Telafileri
Her satışın işletmede kesin gelir olarak kalacağı düşünülmemeli. Yanlış siparişler, kusurlu ürünler, geciken hizmetler ve müşteri memnuniyetsizliği nedeniyle iade veya telafi gerekebilir.
Bir restoran yanlış siparişi yeniden hazırlamak, bir mağaza kusurlu ürünü değiştirmek veya hizmet işletmesi yapılan işlemi ücretsiz düzeltmek zorunda kalabilir.
Bu işlemler işletmenin itibarını korumak için gerekli olabilir ancak bütçeye dâhil edilmediğinde zarar gibi hissedilir. Belirli bir telafi payı ayrılması, sorun yaşandığında müşteriye çözüm sunmayı kolaylaştırabilir.
Telafi Bütçesini Etkileyen Durumlar
Yanlış veya eksik sipariş
Kusurlu ürün değişimi
Teslimat gecikmesi
Müşteri şikâyeti için indirim
Ücretsiz yeniden hizmet sunulması
İptal edilen rezervasyon veya etkinlikler
Hasar gören ürünlerin satılamaması
7. İlk Aylardaki Düşük Gelir Dönemi
Yeni girişimcilerin en fazla gözden kaçırdığı masraflardan biri, aslında gelir eksikliğidir.
Bir işletmenin açıldığı ilk günden itibaren tam kapasite müşteri alması garanti değildir. Vatandaşların işletmeyi tanıması, denemesi ve düzenli olarak tercih etmeye başlaması zaman alabilir.
Bu süreçte kira, maaş, elektrik, ürün ve diğer giderler devam eder. Yalnızca açılış haftasındaki yoğunluğu esas alan bir gelir tahmini, sonraki sakin haftalarda bütçenin hızla tükenmesine yol açabilir.
Girişimcilerin birkaç aylık düşük gelir dönemini karşılayacak işletme rezervi oluşturması öneriliyor. Bu para dekorasyon veya büyüme için değil, işletmenin temel faaliyetlerini sürdürebilmesi için ayrılmalıdır.
Nakit Rezervi Neleri Karşılamalı?
Kira ve temel faturalar
Personel maaşları
Minimum ürün veya stok alımı
Zorunlu bakım giderleri
Beklenmeyen müşteri düşüşü
Mevsimsel veya dönemsel sakinlik
Acil işletme ihtiyaçları
En Sık Yapılan Bütçe Hataları
Bütün sermayeyi dekorasyona harcamak
Açılış haftasındaki geliri sürekli kabul etmek
Personel maliyetini yalnızca maaş olarak hesaplamak
Ekipmanların arızalanmayacağını düşünmek
Reklamı yalnızca açılış günüyle sınırlamak
İade ve telafi giderlerine bütçe ayırmamak
Kişisel para ile işletme parasını karıştırmak
Birkaç aylık nakit rezervi oluşturmamak
Vergi, belge ve yenileme işlemlerini ertelemek
Gelir elde edilmeden büyüme planı yapmak
Basit Bir Bütçe Dağılımı Nasıl Olmalı?
Her işletmenin sektörü farklı olsa da bütçe genel olarak birkaç ayrı bölüme ayrılabilir:
Açılış Bütçesi
Mekân, ekipman, ilk stok, tabela ve zorunlu belgeler.
Faaliyet Bütçesi
Kira, maaş, ürün yenileme, elektrik, temizlik ve düzenli hizmetler.
Tanıtım Bütçesi
Açılış sonrasında devam edecek reklam, içerik ve kampanyalar.
Acil Durum Rezervi
Arıza, gelir düşüşü, beklenmeyen ödeme ve müşteri telafileri.
Bu bütçelerin birbirinden ayrı tutulması, dekorasyon için ayrılan paranın maaş ödemelerinde kullanılmasını veya acil durum fonunun gereksiz reklam harcamalarıyla tükenmesini önleyebilir.
İşletme Bütçesi Hazırlamadan Önce Sorulması Gerekenler
Müşteri sayısı beklenenden düşük kalırsa kaç ay dayanabilirim?
En önemli ekipmanım arızalanırsa hizmete nasıl devam ederim?
Bir çalışan ayrıldığında yerine yeni birini bulmanın maliyeti nedir?
Açılıştan sonra reklam için para kalacak mı?
İade ve müşteri telafileri için pay ayırdım mı?
İşletme parası ile kişisel harcamalar birbirinden ayrıldı mı?
Kira dışında ödenmesi gereken bütün ortak giderleri biliyor muyum?
İlk üç ay için gerçekçi bir gelir tahmini hazırladım mı?
ÖNE ÇIKAN AÇIKLAMA
""Bir işletmeyi açmak için gereken para ile onu ayakta tutmak için gereken para aynı değildir. Girişimcinin asıl sınavı tabelayı astıktan sonra başlar.""
Yayın Notu:
Bu rehber, Santos Media Group'un girişimci, işletme sahibi ve çalışanlarla gerçekleştirdiği görüşmeler doğrultusunda hazırlanmıştır. Belirtilen giderler genel bilgilendirme amacı taşımakta; her işletmenin sektörü, büyüklüğü ve çalışma düzenine göre değişiklik gösterebilmektedir.